关于规范办公用品采购与使用的通知
各部门、各员工：
以保障生产为前提，规范管理与使用，防止不必要的浪费，特制定如下采购与使用流程。
一、统一管理、统一采购
（一）行政部负责办公用品的统一采购与对外结算；负责内部的使用管理；负责供应商（或采购方式）的比选；负责全年办公成本汇总、分析；负责核定办公用品采购的必要性。
（二）各部门（或个人）不得单独联系供应商，须将需求报送行政部汇总，由行政部统一采购，统一与供应商结算。
（三）行政每月初统计各部门（或个人）需求，根据需求类型确定采购方式（线上或下线）、联系供应商，并将采购采购总金额、单价、供应商等情况报领导同意，在保证质量的前提下择优选择采购。
（四）行政部须对每批次采购的商品、数量、单价、总价、供应商名称及采购时间建立台账，以便统一结算出现误差。
二、集中管理、发放登记
（一）集中管理。按需采购的办公用品由行政部集中管理，根据各部门（或个人）需求发放，定期清理库存，保证日常办公正常开展。
（二）建立台账。各部门（或个人）根据需求到行政部领取办公用品，行政部须对领取的办公用品建立台账，利于库存统计，及时补充。
三、其他事项
（一）行政部须定期清理办公用品库存，对库存较多，质量较差的商品分析其原因，调整采购方式或供应商，避免无法使用，库存量大造成的浪费。
（二）行政部定期分析办公用品成本支出情况进行分析。
